Rejestracja VAT UE

Spis treści:

1. Kiedy wymagana jest rejestracja VAT w krajach Unii Europejskiej?
2. Czym jest Limit WSTO?
3. Rozliczanie VAT, a procedura
4. Rejestracja VAT w Austrii
5. Rejestracja VAT w Belgii
6. Rejestracja VAT we Francji
7. Rejestracja VAT w Hiszpanii
8. Rejestracja VAT w Holandii
9. Rejestracja VAT w Niemczech
10. Rejestracja VAT we Włoszech
11. Rejestracja VAT w Wielkiej Brytanii
12. Rejestracja VAT za granicą – podsumowanie

Kiedy rejestracja VAT jest wymagana w krajach Unii Europejskiej?

Członkostwo w Unii Europejskiej zobowiązuje zrzeszone w jej strukturach kraje do przestrzegania unijnych przepisów oraz działania w wyznaczonych przez unijne ustawodawstwo ramach, a to określa, m. in. kwestie związane z podatkiem oraz rejestracjami VAT.

Jednym z aspektów, które dotyczą przedsiębiorców z państw członkowskich Unii Europejskiej jest rozliczanie swojego podatku VAT w przypadku:

• importu towarów spoza UE do danego kraju,
• eksportu towarów z danego państwa członkowskiego do krajów trzecich,
• sprzedaży towarów i usług na terenie kraju członkowskiego,
• nabywania towarów i sprowadzania ich do kraju z terytorium innego państwa UE,
• magazynowania towarów na terytorium państwa członkowskiego.

Warto jednak zaznaczyć, że aby składać deklaracje VAT w krajach Unii Europejskiej, najpierw należy przeprowadzić rejestrację VAT w tych państwach, co nie zawsze jest proste i przejrzyste, z racji faktu, że każdy kraj ma własne przepisy dotyczącego tego procesu.

Czym jest limit WSTO?

Zanim jednak przejdziemy do szczegółów związanych z rejestracjami VAT w wybranych krajach Unii Europejskiej, wspomnijmy, o limicie Wewnątrzwspólnotowej Sprzedaży Towarów na Odległość (WSTO), który od 1 lipca 2021 roku wynosi 10 000 Euro, co jest kolejną sytuacją wymagającą rejestracji.

Wspomniany limit dotyczy całej sprzedaży danego przedsiębiorstwa do innych krajów członkowskich Unii Europejskiej, a jego przekroczenie zobowiązuje do rozliczenia podatku VAT w państwach nabywcy towarów i usług. Tego można dokonać lokalnie, w każdym kraju z osobna, lub w ramach VAT OSS.

Rozliczanie VAT, a procedura VAT OSS

VAT OSS jest specjalną procedurą, która pozwala na łączne rozliczanie swojej sprzedaży do innych krajów Unii Europejskiej za pomocą jednej, zbiorczej deklaracji VAT. Weszła ona w życie, podobnie jak limit WSTO, 1 lipca 2021 roku w ramach pakietu e-commerce.

Przeczytaj szczegółowy poradnik o VAT OSS: Co to jest VAT OSS?

Decydując się na tę metodę, przedsiębiorcy z UE muszą najpierw zarejestrować się do celów VAT OSS w kraju siedziby lub prowadzenia działalności, a następnie rozliczać całą swoją sprzedaż za jej pomocą. Warto dodać, że z VAT OSS nie można korzystać wybiórczo, tzn. nie można rozliczyć sprzedaży do jednego lub kilku krajów lokalnie, a z reszty przy pomocy tej procedury. VAT OSS pozwala także uniknąć lokalnej rejestracji VAT i szerzej procedurę tę przybliżamy w powyższym artykule.

Teraz przejdźmy do rejestracji VAT w wybranych krajach UE.

Rejestracja VAT w Austrii

Podatek VAT w Austrii nazywany jest Umsatzteuer (UST) lub Mehrwertsteuer (MwSt), a standardowa stawka w tym państwie wynosi 20%.

Natomiast rejestracji do jego celów przedsiębiorcy z krajów Unii Europejskiej mogą dokonać korespondencyjnie w tamtejszym urzędzie skarbowym w Gratz, podczas gdy lokalne firmy mogą tego dokonać w miejscowych urzędach podatkowych.

Przedsiębiorcy muszą dostarczyć także niezbędne dokumenty do rejestracji VAT, a do tych zaliczają się oryginalny wniosek rejestracyjny i karta wzoru podpisów, a także kopie aktu założycielskiego wraz z tłumaczeniem zwykłym na język niemiecki oraz potwierdzenie wpisu do rejestru firm w danym kraju wraz z tłumaczeniem przysięgłym. Ponadto, potrzebne są kopie dokumentu tożsamości, a także potwierdzenia posiadania konta bankowego podanego we wniosku i rejestracji podmiotu jako podatnika VAT UE.

Rejestracja VAT w Belgii

W Belgii rejestracja VAT przez firmy zagraniczne ma miejsce w zależności od kraju siedziby. Jeżeli posiadają one siedzibę w Belgii, wówczas numer VAT mogą uzyskać w lokalnym urzędzie. Natomiast kiedy posiadają siedzibę poza Belgią, firmy te muszą się zgłosić do Federal Public Service Finance.

Co więcej, podczas rejestracji należy dostarczyć szereg dokumentów. Do tych zaliczają się: kopia potwierdzenia wpisu do rejestru firm wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język francuski, kopia aktu założycielskiego wraz z tłumaczeniem zwykłym na język francuski oraz kopie dokumentu tożsamości, potwierdzenia posiadania konta bankowego i dokumentu potwierdzającego rejestrację VAT UE. Oprócz powyższych, wymagany jest także wniosek rejestracyjny.

Rejestracja VAT we Francji

We Francji, rejestrację VAT przeprowadza się online w Direction des Résidents à l’Etranger et des Services Généraux.

Podobnie jak w Belgii, we Francji do rejestracji należy dostarczyć kopie: dowodu tożsamości, potwierdzenia posiadania konta bankowego, rejestracji VAT UE oraz przetłumaczony akt założycielski firmy i potwierdzenie wpisu do rejestru firm, z których to drugie musi mieć załączone tłumaczenie przysięgłe. Jedynym oryginalnym, wymaganym dokumentem jest podpisany wniosek rejestracyjny.

Rejestracja VAT w Hiszpanii

Prowadząc firmę spoza Hiszpanii i chcąc zarejestrować się do VAT w tym kraju, przedsiębiorcy potrzebują lokalnego przedstawiciela, który będzie reprezentował firmę w Administración de la Agencia Estatál de Administración Tributaria (AEAT), co można przetłumaczyć jako Administracja Państwowej Agencji Administracji Podatkowej.

Ponadto, hiszpańska administracja wymaga mniej dokumentów niż w wymienionych wyżej krajach, jednak nadal przedsiębiorcy muszą zapewnić kopię potwierdzenia rejestracji do VAT UE, kopię potwierdzenia z rejestru firm wraz z tłumaczeniem przysięgłym oraz kopię aktu założycielskiego wraz z tłumaczeniem zwykłym. Ponadto, niezbędna jest apostillowana kopia dokumentu tożsamości potwierdzona przez notariusza oraz sąd okręgowy.

Rejestracja w Hiszpanii może być też problematyczna, ze względu na długi czas trwania samego procesu oraz aktywację numeru VIES, która jest w tym kraju oddzielnym procesem. Ten z kolei wymaga spełnienia kolejnych formalnych wymogów, w tym dostarczenia dodatkowych dokumentów.

Rejestracja VAT w Holandii

Zagraniczne firmy z krajów Unii Europejskiej mogą zarejestrować się do VAT w Holandii w Belastingdienst – Holenderskiej Administracji Celno-Podatkowej. Proces ten przeprowadza się korespondencyjnie.

Ponadto, trzeba dostarczyć niezbędne dokumenty, z których jedynym oryginałem musi być wniosek rejestracyjny. Natomiast niezbędne kopie to: dokument tożsamości, potwierdzenie posiadania konta bankowego, akt założycielski w oryginalnym języku wraz z tłumaczeniem zwykłym na język angielski, potwierdzenie wpisu do rejestru firm, wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język angielski oraz potwierdzenie rejestracji podatnika do VAT UE.

Rejestracja VAT w Niemczech

Niemcy, wraz z Czechami, są jednym z najpopularniejszych rynków, na który dokonują ekspansji polskie przedsiębiorstwa. Rejestracji do celów podatku VAT w tym kraju dokonuje się korespondencyjnie w 1 z 4 urzędów skarbowych, którego wybór zależy od litery, od której zaczyna się nazwa firmy.

Do rejestracji VAT w Niemczech potrzebny jest podpisany, oryginalny wniosek rejestracyjny, tzw. Fragebogen,, oraz list przewodni. Natomiast pozostałe niezbędne dokumenty są takie same, jak w innych, opisanych w tym artykule, krajach i mogą być dostarczone w postaci kopii, a należą do nich: dokument tożsamości, potwierdzenie posiadania konta bankowego i rejestracji do VAT UE, potwierdzenie wpisu do rejestru firm oraz akt założycielski. Warto zaznaczyć, że wpis do rejestru powinien zawierać także tłumaczenie przysięgłe, a akt założycielski tłumaczenie zwykłe.

W tym miejscu dodajmy, że niemiecka administracja wysyła niekiedy specjalne formularze, które należy wypełnić, aby rejestracja została zakończona.

Rejestracja VAT we Włoszech

Również we Włoszech rejestracji VAT przedsiębiorcy z innych krajów członkowskich dokonują korespondencyjnie w tamtejszym urzędzie skarbowym – Agenzia delle Entrate.

W celu rejestracji VAT, przedsiębiorcy muszą złożyć tam podpisane oryginalnie oświadczenia: Dichiarazione oraz Identificazione diretta ai fini iva di soggetto non residente. Ponadto, to co jeszcze wyróżnia włoską rejestrację VAT, to wymóg podpisanej oryginalnie kopii dowodu tożsamości. Z kolei pozostałe niezbędne dokumenty nie różnią się od tych, wymaganych w innych wymienionych wyżej krajach, a są to: potwierdzenie posiadania konta bankowego oraz rejestracji do VAT UE, a także przetłumaczone tłumaczeniem zwykłym akt założycielski i wpis do rejestru firm.

Rejestracja VAT w Wielkiej Brytanii

Rejestrację VAT w Wielkiej Brytanii opisujemy jako ostatnią, z racji tego, że różni się ona od procesów opisany w ww. krajach członkowskich. Pierwszą różnicą jest fakt, że Wielka Brytania nie jest już częścią Unii Europejskiej, w związku z czym rejestracja jest konieczna w nieco innych sytuacjach. Natomiast drugą znaczącą różnicą są problemy, które mogą wystąpić podczas procesu.

Dowiedz się, jakie obowiązują stawki VAT w UK za konrketne dobra i usługi: Stawki VAT w Wielkiej Brytanii na dobra i usługi – kompendium wiedzy

Kiedy trzeba zarejestrować się do VAT w Wielkiej Brytanii?

Pierwszym przypadkiem, który wymaga rejestracji do VAT w UK, jest sprzedaż towarów i świadczenie usług do odbiorców z Wielkiej Brytanii przez firmy, które nie posiadają na terenie tego państwa swojej siedziby, a suma ich rocznej sprzedaży jest większa niż 70 000 funtów brytyjskich.

Natomiast drugim przypadkiem jest składowanie swoich produktów w magazynach na terenie Zjednoczonego Królestwa i wysyłanie ich stamtąd do swoich klientów.

Proces rejestracji VAT w Wielkiej Brytanii

Sama rejestracja do celów VAT w UK odbywa się online przez serwis HMRC (Her Majesty Revenue & Customs), co jest odpowiednikiem brytyjskiego urzędu skarbowego.

O ile ten etap jest stosunkowo prosty, o tyle w kolejnych mogą pojawić się problemy, a do tych należą:

Zebranie dokumentacji

Oprócz standardowych dokumentów, które pojawiały się w opisach rejestracji VAT w państwach członkowskich, administracja Wielkiej Brytanii może prosić o dokumenty, które są ciężkie do uzyskania, np. umowy z przewoźnikami, które, z racji nierozpoczęcia działalności, są jeszcze niepodpisane

Komunikacja

Z brytyjską administracją można komunikować się mailowo, pocztowo, przez formularz kontaktowy lub przez infolinię. Tutaj problematyczny jest jednak fakt, że w przypadku poczty, tak jak wspomnieliśmy wyżej, listy mogą nie dotrzeć na czas, lub nie dotrzeć w ogóle. Z kolei w przypadku wiadomości mailowych przedsiębiorcy mogą długo czekać na odpowiedź lub wcale jej nie uzyskać.

Wszystkie powyższe punkty potrafią mocno wydłużyć proces pozyskania numeru VAT w Wielkiej Brytanii, lub wręcz go uniemożliwić.

Potrzebujesz rejestracji do VAT w krajach UE lub Wielkiej Brytanii? Zleć to naszemu Partnerowi Taxology!

Jeżeli potrzebujesz zarejestrować się do celów podatku VAT w państwach członkowskich UE, możesz zlecić tę usługę specjalistom VAT Compliance, czyli firmie Taxology. Oprócz rejestracji VAT, Taxology może się zająć dla Ciebie i Twojej firmy rejestracjami VAT OSS czy pomóc w rozliczeniach i deklaracjach VAT ze sprzedaży do innych krajów Unii Europejskiej. Zapraszamy do kontaktu przez stronę internetową lub hello@taxology.co.

W przypadku, gdy rozważasz rozszerzenie swojej działalności na rynki zagraniczne, jako Global24 służymy wsparciem w obszarze zarządzania zwrotami oraz dostawami dla Twojego międzynarodowego sklepu internetowego. Zapewniamy kompleksową pomoc w tym zakresie, aby zoptymalizować proces logistyczny i umożliwić Ci osiągnięcie większej konkurencyjności oraz zwiększenie sprzedaży na arenie międzynarodowej. Zachęcamy do rozmowy na temat najlepszego rozwiązania logistycznego, które pozwoli Ci osiągnąć zamierzone cele na globalnym rynku.

“Jesteśmy po to, by tworzyć ROZWIĄZANIA dla Ciebie i Twoich klientów. Zawsze być KROK do przodu.”

Zapraszamy do kontaktu!

Rejestracja VAT w krajach Unii Europejskiej – podsumowanie

Rejestracja do VAT w krajach Unii Europejskiej, jak również w Wielkiej Brytanii, może okazać się procesem złożonym i czasochłonnym, który wymaga wcześniejszego zapoznania się z wymogami prawnymi i procedurami. W związku z tym, firmy, które decydują się na ekspansję na zagraniczne rynki, często zlecają tę usługę specjalistom w dziedzinie rejestracji i kwestii związanych z VAT.

Niezależnie od wybranego kraju, trzeba być świadomym, że rejestracja VAT jest częścią prowadzenia działalności gospodarczej na terenach Unii Europejskiej, a jej niewłaściwe prowadzenie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

W związku z powyższym, decyzja o ekspansji powinna być poprzedzona gruntowną analizą regulacji podatkowych w kraju docelowym. Aby zapewnić zgodność z prawem oraz prawidłowe rozliczanie podatku VAT, firmy powinny skonsultować się z doświadczonymi specjalistami, którzy mogą pomóc w zrozumieniu i spełnieniu wszystkich wymogów prawnych i proceduralnych.