RODO w sklepie internetowym – poradnik dla każdego przedsiębiorcy

Spis treści:

1. Co to jest RODO w sklepie internetowym?
2. Sklep internetowy a RODO – jakie obowiązki nakłada to rozporządzenie, przykłady kar.
3. Global24 – system zgodny z RODO!
4. RODO – podsumowanie

Co to jest RODO w sklepie internetowym?

RODO dotyczy wszystkich podmiotów, które przetwarzają dane osobowe na terenie Unii Europejskiej w związku z prowadzonym biznesem. Mimo, że rozporządzenie wzbudziło duże emocje, nie rewolucjonizowało przepisów o ochronie danych osobowych, a jedynie rozszerzyło obowiązki i prawa, które w dużym stopniu istniały już znacznie wcześniej. Najważniejsze zasady RODO w sklepie internetowym to:

• dane osobowe to wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej np. Kliencie Twojego sklepu,
• RODO, czyli przetwarzanie danych osobowych, obejmuje wszystkie czynności dokonywane na danych osobowych wraz z ich magazynowaniem na serwerze,
• administrator odpowiada za cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, ich bezpieczeństwo i wykorzystanie wyłącznie zgodnie z prawem.

Co to jest RODO?

RODO (Rozporządzenie o ochronie danych osobowych), to akt prawny, który obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej. Wszelkie regulacje dotyczące zbierania i przetwarzania danych osobowych zaczęły obowiązywać z dniem 25 maja 2018 roku. Co istotne? W porównaniu do wcześniejszych przepisów, przywiązują one szczególną uwagę do zakresu przechowywanych danych oraz obowiązku informowania ich właścicieli o celu i czasie trwania czynności. Ponadto, podkreślają również konieczność jasnego formułowania wielu różnych komunikatów i treści zgód. 

Największa zaleta, jaka wynika z RODO w e-commerce, to większa dbałość o prywatność i ochronę danych użytkowników. Nowe przepisy pozwalają pobrać wszystkie zgromadzone informacje i przenieść je na inny podmiot.

Dowiedz się więcej: Sprzedaż za granicą – czy warto i jak to robić?

Sklep internetowy RODO – czym są dane osobowe?

Czy wiesz, że RODO w znaczący sposób rozszerzyło pojęcie danych osobowych? Od momentu wejścia nowych przepisów w życie są to przede wszystkim niżej wymienione dane. 

• Imię i nazwisko
• Numer PESEL
• Adres zamieszkania
• Adres e-mail
• Status socjo-ekonomiczny
• Lokalizacja
• Dane na temat przynależności religijnej i etnicznej
• Oraz dane o stanie zdrowia i poszczególnych parametrach fizycznych

Jak wprowadzić RODO w firmie?

• Zastanów się dokładnie, jakie dane przetwarzasz w swojej firmie oraz w jakich celach.
• Wykonaj analizę ryzyka dla przetwarzających danych, zwracając uwagę na kontekst swojej działalności.
• Przygotuj odpowiednią dokumentację, która potwierdzi, że zadbałeś o dane osobowe.
• Dopełnij pozostałych obowiązków, m.in. wydaj upoważnienia dla pracowników, podpisz określone umowy (nie zostawiaj obowiązujących dokumentów w stanie „podpiszę później”).
• Pamiętaj o realizacji praw, jakie przysługują osobom, których dane przetwarzasz.
• Rejestruj wszelkie naruszenia ochrony danych i podejmuj odpowiednie działania, aby uniknąć ich w przyszłości.

Sklep internetowy a RODO – jakie obowiązki nakłada to rozporządzenie? Przykłady kar

Prowadząc własny sklep internetowy, w sposób naturalny gromadzi się dane na temat Klientów, które są potrzebne do realizacji zamówień. W związku z tym pojawiają się dwie ważne definicje: administrator i podmiot przetwarzający. Administrator odpowiada za bezpieczne przechowywanie danych, ustala cele ich magazynowania. Natomiast podmiot przetwarzający może być osobą, która zajmuje się przetwarzaniem danych w imieniu administratora. 

Polecamy artykuł: E-wolucja 2022 – kolejna edycja już za nami!

Aby lepiej to zrozumieć, posłużmy się przykładem – jeśli sklep internetowy korzysta z usług zewnętrznej firmy księgowej, która posiada dane dotyczące płac poszczególnych pracowników oraz innych informacji z tym związanych, to firma księgowa jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe.

Regulamin RODO sklepu internetowego a dokumenty

Należy pamiętać, iż cała dokumentacja sklepu, czyli regulamin oraz polityka dotycząca cookies, musi być dostosowana do RODO. Polityka prywatności musi informować Klientów o kilku istotnych kwestiach:

• dokładny zakres pozyskiwanych danych,
• metoda przechowywania danych osobowych, prawo do żądania usunięcia danych i bycia zapomnianym,
• działania podejmowane w przypadku włamania do systemu i kradzież danych,
• precyzyjne dane przedsiębiorcy.

Ważne! Ogólne wymogi RODO podpowiadają, że powinno magazynować się tylko te dane, które są konieczne do wykonania danej usługi. W przypadku sklepu internetowego jest to zrealizowanie zamówienia.

Dane osobowe a firmy kurierskie

Zastanawiasz się, czy konieczne jest podpisywanie specjalnych umów z firmami kurierskimi, które posiadają dostęp do adresów oraz innych danych osobowych Klientów sklepu? Na szczęście nie ma takiej potrzeby. Firmy kurierskie, które działają w ramach prawa pocztowego, są zobowiązane, jak i wszyscy ich pracownicy, do zachowania tzw. tajemnicy pocztowej, dzięki czemu nie ma konieczności spisywania dodatkowych umów.

Sklep internetowy RODO – rejestr przetwarzania danych

Zgodnie z obowiązującym od 2018 roku prawem konieczne jest prowadzenie rejestru przetwarzanych danych. Dokument ten powinien zawierać informacje o tym, kto jest administratorem oraz inspektorem danych osobowych, kategoriach osób, których dane są gromadzone, czyli m.in. Klientów sklepów internetowych i podmiotach, którym dane te w związku z realizacją usługi będą udostępniane.

Pozyskanie zgód

Pozyskanie zgód to jeden z najistotniejszych elementów, jakie wprowadza RODO. Klient sklepu internetowego musi wyrazić zgodę na pozyskiwanie i przetwarzanie przez sklep swoich danych osobowych. Należy pamiętać, że taka zgoda nie może być pozyskana automatycznie – odpowiednie okienko podczas dokonywania zakupów, działań marketingowych i innych, użytkownik musi zaznaczyć sam.

Pracownicy sklepu a RODO

Jeśli zatrudniasz w sklepie internetowym pracowników, powinieneś pamiętać o konieczności podpisania z nimi umowy o powierzeniu danych osobowych. Co więcej? Taka umowa musi być również podpisana z każdą firmą zewnętrzną, która posiada dostęp do danych.

RODO w sklepie internetowym – co grozi za naruszenie przepisów?

RODO przewiduje dwa rodzaje sankcji za naruszenie przepisów. Jednak najbardziej dotkliwą karą jest utrata renomy sklepu internetowego. Przykładem kary pieniężnej, która została nałożona przez prezesa UODO w związku z wyciekiem danych osobowym jest kara nałożona na stronę „morele.net”. Firma ta otrzymała prawie 3 miliony złotych kary w 2019 roku za naruszenie regulaminu RODO. Podobną karę w kwocie 2 milionów złotych otrzymał operator telefonii komórkowej Virgin Mobile, za nieprzestrzeganie zasad RODO.

Zwracając uwagę na powyższe kary, łatwo zdać sobie sprawę, że warto poświęcić czas na zapewnienie zgodności z RODO, w tym m.in. poprzez przygotowanie odpowiedniej dokumentacji.

Global 24 – system zgodny z RODO!

Korzystając z propozycji współpracy Global24 zyskujesz pewność i gwarancję bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych po stronie Twojego operatora logistycznego przy sprzedaży za granicę. Doskonale wiemy, że należy rejestrować wszystkie niezbędne dane, które uzyskujemy od naszych Klientów podczas składania zamówienia. Działamy fair i w pełni zgodnie z obowiązującym prawem. Wszystkie wrażliwe dane są przechowywane bezpiecznie i zgodnie z regulaminem RODO sklepu internetowego.

Zapraszamy do lektury: Szybkie i pewne zwroty międzynarodowe – jak je zapewnić w swoim sklepie?

Zależy Ci na szybkiej i sprawnej obsłudze wysyłki zagranicznej? Oferta Global24 to strzał w 10! Zapewniamy fachowe i odpowiedzialne podejście do sprawy – jesteśmy najlepsi, bezpieczni i skuteczni, czego dowodem jest duża liczba Klientów korzystających z naszych usług, oraz zasłużona renoma na rynku. Zapraszamy do kontaktu!

RODO – podsumowanie

Reasumując, wymogów, jeśli chodzi o RODO, jest całkiem sporo, jednak zastosowanie się do nich i jest konieczne. W przypadku niespełnienia regulaminu RODO w e-commerce, możliwe jest nałożenie na sklep kar finansowych. Dlatego znacznie bezpieczniej jest znaleźć w sieci wzór dokumentów lub zakupić go u specjalistów i dostosować wszystkie procedury, niż liczyć, że nikt nie zauważy braków pod względem RODO.