Automatyzacja obsługi zamówień w systemie ERP – optymalizacja e-commerce

Partnerem strategicznym wpisu jest sente.pl.

Spis treści: 

1. 1. Jak działa automatyzacja obsługi zamówień w systemie ERP?

1. 1. Tworzenie reguł w systemie ERP

1. 1. Automatyczna obsługa zamówień – dlaczego warto?

1. 1. W przypadku przesyłek i zwrotów zagranicznych w e-commerce – postaw na Global24!

Jak działa automatyzacja obsługi zamówień w systemie ERP?

System ERP łączy w sobie procesy biznesowe wielu obszarów organizacji. Jeżeli przedsiębiorstwo sprzedaje wielokanałowo, wdrożenie takiego rozwiązania może ułatwić realizację zamówień napływających z różnych źródeł, np. od handlowców, czy z platformy e-commerce. Każde z nich realizowane jest osobno, a oprogramowanie traktuje je jako indywidualny proces. Dzięki temu nie nachodzą one na siebie, powodując chaos organizacyjny, a ustawiają się w uporządkowanej kolejce.

Obsługa wielu kanałów sprzedaży oznacza więcej pracy dla Biura Obsługi Klienta, które musi weryfikować wszystkie zamówienia, które nie mogą być zrealizowane od razu, ponieważ np. nie są jeszcze opłacone, lub posiadają dodatkowe komentarze od kupujących. To bardzo czasochłonny proces, który generuje również dodatkowe koszty. Zwykle, aby rozładować natłok zadań w BOK-u, zatrudnia się dodatkowe osoby. Rekrutacja i wyszkolenie to kolejne godziny i środki finansowe, które można byłoby zainwestować inaczej. Z pomocą przychodzi autorealizacja w systemie ERP, czyli automatyczna obsługa zamówień, które nie wymagają ingerencji pracowników, aby mogło dojść do kompletacji. 

Zanim jednak dojdzie do autorealizacji, zlecenie musi spełnić szereg zdefiniowanych wcześniej w rozwiązaniu ERP warunków, aby ją umożliwić. Parametry ustalane są indywidualnie, w zależności od wymagań i specyfiki działania firmy. Jeżeli choć jeden z nich nie zostanie spełniony, zamówienie przekazywane jest do Biura Obsługi Klienta, gdzie potrzebna jest ingerencja pracowników. Czego mogą dotyczyć reguły?

Tworzenie reguł w systemie ERP

Reguły związane z płatnościami

Najczęściej stosowane zasady automatycznej realizacji zamówień dotyczą przede wszystkim płatności. Jeżeli zlecenie nie zostało opłacone, musi trafić do BOK-u, gdzie obsługa zweryfikuje, dlaczego tak się stało – czy płatność nie została zaksięgowana? Czy klient porzucił koszyk przy przejściu do płatności? Inną, podobną zasadą jest sprawdzenie, czy cena zakupionych przez konsumenta produktów, pokrywa się z ceną w systemie. Jeśli oprogramowanie ERP jest źle zintegrowane z platformą e-commerce, cena towaru może być w nich rozbieżna. Aby nie narażać przedsiębiorstwa na ewentualne straty finansowe, warto ustalić taką zasadę, która nie dopuści do realizacji w przypadku takiej różnicy.

Więcej o DDP i DDU dowiesz się tutaj: Wysyłka do Wielkiej Brytanii, czyli: DDP, DDU – co to za skróty? 

Reguły związane z dostępnością

Są także reguły, które dotyczą fizycznej dostępności asortymentu. Mogą one obejmować wysyłkę zamówienia dopiero w momencie, gdy wszystkie produkty zawierające się w zleceniu, są dostępne w magazynie. Jeżeli tak nie jest, system generuje wiadomość SMS z informacją o braku i propozycją zamiany niedostępnego towaru na inny. Podobną regułą jest minimum logistyczne, ustalane wedle potrzeby organizacji. Zwykle wykorzystuje się to w firmach handlowych B2B, aby ograniczyć koszty związane z wysyłką zamówień o małej wartości. Kolejnym warunkiem jest ustalenie limitów sprzedażowych. Stosuje się go zazwyczaj w przypadku różnych promocji i produktów o trudnej dostępności w platformie e-commerce. Można przyznać je na koszyk zakupowy (np. cztery produkty per koszyk) lub na konkretną kwotę (np. zamówienia powyżej 500 złotych muszą być weryfikowane ręcznie w Biurze Obsługi Klienta). Rozwiązanie blokuje możliwość przekroczenia danego ograniczenia.

Inne reguły

Zasady autorealizacji mogą także obejmować np. godziny, w których zamówienie jest obsługiwane, a poza nimi oczekuje na akceptację przez BOK. Niektóre firmy mają także warunki wyłączające niektórych klientów z automatycznej realizacji, jeżeli klient jest problematyczny lub niewypłacalny. Jednak najczęściej reguły autorealizacji obejmują także obecność uwag od klienta. Komentarze mogą być przeróżne – od próśb o darmowe próbki produktów, przez życzenia miłego dnia i dowcipy, aż do wskazówek kierowanych do kuriera. Takie zlecenia mogą trafiać bezpośrednio do Biura Obsługi Klienta, jednak w systemie ERP można ustalić listę uwag ze słowami kluczowymi – gdy pojawią się w komentarzu od klienta, są przekazywane do dalszej kompletacji. 

Automatyczna obsługa zamówień – dlaczego warto?

Wdrożenie systemu ERP, który automatyzuje obsługę zamówień pochodzących z wielu kanałów sprzedaży, przynosi firmie liczne korzyści. Przede wszystkim odciąża pracowników BOK-u – dzięki ustalonym regułom autorealizacji, nie muszą oni zajmować się akceptacją i realizacją zleceń, które nie odbiegają od standardu. Mają wtedy więcej czasu, aby odpowiadać na zapytania klientów, kontaktować się z nimi i obsługiwać zamówienia, które wymagają specjalnego podejścia. Ponadto, jeśli dotychczas Twoja organizacja rozważała zatrudnienie dodatkowych osób do tego działu, to wprowadzenie warunków automatycznej obsługi sprawi, że nie będzie takiej konieczności. Digitalizacja tego procesu eliminuje znaczną większość ręcznej realizacji zleceń, która jest mniej efektywna od automatycznej. Organizacje, które wdrażają tego rodzaju rozwiązania, są w stanie zautomatyzować nawet do 85% zamówień. Przedsiębiorstwo może obsługiwać ich więcej w krótszym czasie. Oszczędza nie tylko finanse, ale i czas – oprogramowanie weryfikuje zlecenia i przekazuje je do kompletacji, co odbywa się w ciągu kilku sekund, a nie kilku minut czy godzin, jak w przypadku ręcznej weryfikacji.

Zapoznaj się ze wpisami i poszerz swoją wiedzę: UX – co to i dlaczego jest to kluczowa kwestia w e-commerce?

Podsumowując, jeśli szukasz sposobu na poprawienie efektywności pracy przy obsługiwaniu sprzedaży pochodzącej z wielu kanałów, ale masz trudności z zatrudnieniem nowych osób do pracy i nie chcesz inwestować w to środków finansowych, zastanów się nad systemem ERP. To najbardziej wydajne rozwiązanie tego problem. Jeżeli poznać więcej o tym rozwiązaniu, zgłoś się do współpracującego z nami Partnera! Sente pomaga z projektowaniem i wdrażaniem zaawansowanych systemów WMS i ERP, które wspierają rozwój, automatyzację i zwiększają efektywności firm ich Klientów.

W przypadku przesyłek i zwrotów zagranicznych w e-commerce – postaw na Global24!

W przypadku ekspansji zagranicznej zapewne wiesz, jak ważna jest kwestia logistyki zagranicznej. My pomożemy Ci z nią! Dostarczymy Twoją przesyłkę bądź odbierzemy zwrot w Niemczech, Wielkiej Brytanii, Francji, Austrii, Hiszpanii, Holandii, Belgii oraz Włoszech. Lider w obsłudze wysyłek do Wielkiej Brytanii. Zastanawiasz się, dlaczego warto nam zaufać? Oferujemy najlepsze czasy doręczeń (w Wielkiej Brytanii od 48h, a w krajach UE nawet do 24h). Realizujemy również zwroty od zagranicznych kupujących – w systemie można wygenerować zwrotną etykietę, dzięki czemu odbiorcy nie ponoszą kosztów. Wybór Global24 to wybór sprawdzonej i rzetelnej firmy logistycznej! Gotowy do wysłania przesyłki? Skorzystaj z naszych usług, otrzymaj natychmiastową wycenę Twojej przesyłki i dołącz do grona naszych zadowolonych Klientów.

Zapraszamy do kontaktu!

Team Global24.