Krajowy System e-Faktur (KSEF), a sprzedaż krajowa i zagraniczna w e-commerce

Kogo w e-commerce obejmie KSeF?

Zgodnie z aktualnymi przepisami KSeF będzie obowiązkowy dla podatników VAT (czynnych i zwolnionych), którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce oraz wystawiają faktury VAT.

Poza obowiązkowym KSeF pozostaną w szczególności:

• podatnicy, którzy nie posiadają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności,
• czynności rozliczane w procedurach szczególnych, takich jak OSS, IOSS czy wybrane procedury SME, jeżeli są opodatkowane poza Polską.

W konsekwencji, jeżeli sklep internetowy posiada polski NIP i rozlicza VAT w Polsce, w zdecydowanej większości przypadków KSeF będzie go dotyczył – nawet przy znaczącym udziale sprzedaży zagranicznej.

Harmonogram wdrożenia KSeF – kluczowe daty dla sklepu

Obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF zostanie wprowadzony etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych podatników (sprzedaż z VAT powyżej 200 mln zł w 2024 r.); jednocześnie wszyscy podatnicy muszą mieć możliwość odbierania faktur przez KSeF,
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF dla pozostałych przedsiębiorców, czyli w praktyce dla większości podmiotów z branży e-commerce
• do 31 grudnia 2026 r. – funkcjonuje okres przejściowy: KSeF nie obejmie mikroprzedsiębiorców, których wartość fakturowanej sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie

Jakie faktury muszą trafić do KSeF, a jakie nie?

Do KSeF trafiają przede wszystkim:

• faktury sprzedaży B2B (krajowe),
• faktury zaliczkowe i końcowe,
• faktury korygujące,
• faktury uproszczone, o ile podatnik nie korzysta z przewidzianych ustawowo wyłączeń okresowych.

Poza KSeF pozostają m.in.:

• faktury pro forma,
• noty obciążeniowe i uznaniowe,
• dowody wewnętrzne,
• paragony fiskalne i rachunki wystawiane w sprzedaży detalicznej,
• faktury dokumentujące czynności rozliczane w procedurach szczególnych (OSS, IOSS, SME),
• inne przypadki, w których ustawa wprost wyłącza dany typ czynności z obowiązku raportowania w KSeF.

B2B, B2C i sprzedaż zagraniczna – jak fakturować w erze KSeF?

B2B krajowe – główny obszar działania KSeF

Dla sklepów internetowych krajowe transakcje B2B są obszarem, w którym KSeF będzie miał największe znaczenie. W praktyce oznacza to konieczność m.in.:

• wymagania podania NIP przy rejestracji konta firmowego oraz jego weryfikacji (np. w bazie VIES lub wykazie podatników MF),
• wyraźnego rozróżnienia w systemie klientów B2B i B2C,
• stosowania odrębnej serii numeracji dla faktur wystawianych w KSeF,
• zaplanowania procesu obsługi korekt (np. w przypadku błędnego NIP – korekta do zera oraz wystawienie nowej faktury).

Przy dużym wolumenie zamówień konieczne jest również podjęcie decyzji, czy faktury będą przesyłane do KSeF na bieżąco (tryb interaktywny), czy w partiach (tryb wsadowy). Wpływa to bezpośrednio na wydajność systemu oraz sposób kontroli ewentualnych błędów.

B2C – faktury dla konsumentów

W przypadku sprzedaży B2C KSeF nie zastępuje kas fiskalnych ani paragonów. Podstawowy model działania pozostaje następujący:

• sprzedawca nadal wystawia paragon,
• faktura dla konsumenta jest wystawiana:

– na żądanie klienta lub

– dobrowolnie, jeśli przewiduje to polityka sklepu,

fakturę dla konsumenta można:

• wystawić w KSeF – na zasadzie dobrowolności, albo
• wystawić poza KSeF, zgodnie z dotychczasową praktyką.

Z punktu widzenia organizacji pracy i księgowości korzystne jest rozdzielenie numeracji:

• jedna seria dla faktur B2B raportowanych w KSeF,
• druga seria dla faktur B2C wystawianych poza KSeF.
• Sprzedaż zagraniczna: OSS, IOSS, B2B cross-border.

1. B2C w UE – procedura OSS

Jeżeli sprzedaż do konsumentów z innych państw UE jest rozliczana w procedurze OSS (One Stop Shop):

• transakcje objęte OSS są co do zasady wyłączone z obowiązkowego raportowania w KSeF,
• sprzedaż dokumentowana jest zgodnie z zasadami właściwymi dla OSS (w tym z zastosowaniem stawek VAT kraju konsumenta),
• faktura – jeżeli jest wymagana – nie będzie wystawiana poprzez polski KSeF.

2. Import B2C z krajów trzecich – procedura IOSS

W przypadku sprzedaży rozliczanej w procedurze IOSS (Import One Stop Shop):

• transakcje objęte IOSS również co do zasady nie podlegają obowiązkowi dokumentowania fakturą w KSeF,
• rozliczenia odbywają się w ramach deklaracji IOSS.

3. B2B cross-border (UE i poza UE)

W relacjach B2B z kontrahentami zagranicznymi (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, eksport towarów, świadczenie usług na rzecz podmiotów z UE lub spoza UE) sytuacja jest bardziej złożona:

• zasadniczo obowiązek stosowania KSeF dotyczy faktur dokumentujących czynności podlegające opodatkowaniu w Polsce,
• jeżeli miejscem opodatkowania jest inne państwo, obowiązek wystawienia faktury w KSeF może nie powstać,
• brak jest jednak zakazu dobrowolnego wystawiania części takich faktur w KSeF – wymaga to jednak przemyślenia całego procesu wspólnie z działem księgowym lub biurem rachunkowym.

Dla sklepu internetowego szczególnie istotne jest:

• jednoznaczne oznaczanie w systemie transakcji OSS/IOSS w odróżnieniu od „zwykłej” sprzedaży B2C,
• wyraźne rozróżnienie transakcji B2B zagranicznych, które są opodatkowane w Polsce, od tych opodatkowanych w innych jurysdykcjach,
• przypisanie do każdego typu transakcji jasnej zasady: „faktura w KSeF” / „faktura poza KSeF” / „brak faktury – wyłącznie paragon lub dokument lokalny”.

Postaw na księgowość, która zna e-commerce i KSeF

Prowadzenie sklepu internetowego, szczególnie przy intensywnej sprzedaży zagranicznej, wymaga połączenia wiedzy podatkowej, technicznej oraz praktycznej znajomości specyfiki e-commerce. Samodzielne przygotowanie się do KSeF oznacza konieczność równoczesnego zarządzania zmianą prawną, procesową i technologiczną.

Dlatego warto powierzyć obsługę księgową biuru wyspecjalizowanemu w e-commerce, które:

• rozumie specyfikę sprzedaży wielokanałowej i międzynarodowej,
• na co dzień pracuje z procedurami OSS/IOSS,
• dysponuje już przygotowanymi procesami i narzędziami dostosowanymi do wymogów KSeF.

Współpraca z wyspecjalizowanym biurem rachunkowym pozwala potraktować KSeF nie jako wyłącznie dodatkowy obowiązek administracyjny, ale jako możliwość uporządkowania procesów fakturowania, zwiększenia automatyzacji w księgowości oraz lepszej kontroli marż – zarówno na rynku krajowym, jak i w sprzedaży zagranicznej.

Nasz zaufany Partner  – Taxology, to biuro księgowe i kancelaria podatkowa specjalizująca się w księgowości e-commerce, które wspiera sklepy internetowe w przygotowaniu do KSeF, bieżącej obsłudze rozliczeń oraz optymalizacji procesów podatkowych. Dzięki temu właściciele e-biznesów mogą skoncentrować się na rozwoju sprzedaży, mając pewność, że kwestie księgowe i podatkowe są prowadzone w sposób bezpieczny, efektywny i zgodny z aktualnymi przepisami.

A gdy będziesz potrzebować Partnera do wysyłek czy zwrotów zagranicznych, jako Global24 służymy pomocą: